1. Procedura Alarmowa
2. Administrator Danych Dyrektor Ewa Żbikowska
3. Dnia 15.12.2014 r. w podmiocie o nazwie Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna
4. im. Marii Konopnickiej w Lubaniu
5. w celu pełnej kontroli oraz zapobieganiu możliwym zagrożeniom związanym z ochroną danych osobowych
6. na podstawie art. 36.1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101,
7. poz. 926 i Nr 153, poz. 1271 oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285)
8. wdraża dokument o nazwie „Procedura Alarmowa”.
9. Zapisy tego dokumentu wchodzą w życie
10. z dniem 15.12.2014 r.
11. Definicje:
12. Uchybienie - świadome lub nieświadome działania zmierzające do zagrożenia, wskutek których może dojść
13. do utraty danych osobowych, kradzieży danych osobowych lub uszkodzenia nośników danych.
14. Zagrożenie - świadome lub nieświadome działania, wskutek których doszło do utraty danych osobowych,
15. kradzieży danych osobowych lub uszkodzenia nośników danych.
16. ABI - Administrator Bezpieczeństwa Informacji
17. ADO - Administrator Danych Osobowych
18. 1. Procedura alarmowa
19. Procedura alarmowa wskazuje na możliwe zagrożenia oraz definiuje „Dziennik Uchybień i Zagrożeń”,
20. związany z niewłaściwym przetwarzaniem danych osobowych lub ich wyciekiem. Celem Procedury
21. Alarmowej jest skatalogowanie możliwych uchybień i zagrożeń oraz opisanie procedur działania w
22. przypadku ich wystąpienia, jak i również ograniczenie ich powstania w przyszłości. Integralną częścią
23. Procedury Alarmowej jest „Dziennik Uchybień i Zagrożeń” - (załącznik nr 1), „Protokół Zagrożenia” -
24. (załącznik nr 2), „Protokół Uchybienia” - (załącznik nr 3), prowadzony przez ABI w przypadku stwierdzenia
25. naruszenia ochrony danych osobowych w podmiocie.
26. 2. Charakterystyka możliwych „Uchybień i Zagrożeń”
27. I. Uchybienia i zagrożenia nieświadome wewnętrzne i zewnętrzne
28. Do uchybień i zagrożeń nieświadomych wewnętrznych i zewnętrznych należą działania pracowników
29. podmiotu lub osób nie będących pracownikami podmiotu, w następstwie których może dojść lub doszło do
30. zniszczenia danych, wycieku danych lub naruszenia ich poufności. W szczególności są to działania takie jak:
31. - niewłaściwe zabezpieczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe,
32. - niewłaściwe zabezpieczenie sprzętu komputerowego,
33. - dopuszczenie do przetwarzania danych przez osoby nieposiadające upoważnienia,
34. - pomyłki informatyków,
35. - kradzież danych,
36. - kradzież sprzętu informatycznego,
37. - działanie wirusów i innego szkodliwego oprogramowania oraz inne działania, wskutek których dojdzie
38. do utraty danych osobowych lub uszkodzenia nośników danych.
39. II. Uchybienia i zagrożenia umyślne wewnętrzne i zewnętrzne
40. Do uchybień i zagrożeń umyślnych wewnętrznych i zewnętrznych należą celowe działania pracowników
41. podmiotu, w następstwie których może dojść lub doszło do zniszczenia danych, wycieku danych lub
42. naruszenia ich poufności. W szczególności są to działania takie jak:
43. - celowe zniszczenie danych osobowych lub nośników danych,
44. - kradzież danych osobowych,
45. - dopuszczenie do przetwarzania danych przez osoby nieposiadające upoważnienia,
46. - kradzież danych,
47. - kradzież sprzętu informatycznego,
48. - działanie wirusów i innego szkodliwego oprogramowania oraz inne działania, wskutek których dojdzie do
49. utraty danych osobowych lub uszkodzenia nośników danych.
50. III. Uchybienia i zagrożenia losowe
51. Do uchybień i zagrożeń losowych należą sytuacje losowe, w następstwie których może dojść lub doszło do
52. zniszczenia danych, wycieku danych lub naruszenia ich poufności. W szczególności są to sytuacje takie jak:
53. - klęski żywiołowe,
54. - przerwy w zasilaniu,
55. - awarie serwera,
56. - pożar,
57. - zalanie wodą.
58. 3. Procedura postępowania w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony
59. danych osobowych.
60. Każdy pracownik podmiotu posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, w przypadku
61. stwierdzenia uchybienia lub zagrożenia ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym fakcie
62. Administratora Bezpieczeństwa Informacji lub Administratora Danych.
63. Administrator Bezpieczeństwa Informacji w przypadku stwierdzenia uchybienia ma obowiązek:
64. 1. odnotować każde uchybienie w „Dzienniku Uchybień i Zagrożeń”
65. 2. sporządzić „Protokół Uchybienia”
66. 3. wprowadzić procedury uniemożliwiające ponowne powstanie uchybienia
67. Administrator Bezpieczeństwa Informacji w przypadku stwierdzenia zagrożenia ma obowiązek:
68. 1. zabezpieczyć dowody, powiadomić policję (w przypadku włamania)
69. 2. zabezpieczyć dane osobowe oraz nośniki danych
70. 3. odnotować każde zagrożenie w „Dzienniku Uchybień i Zagrożeń”
71. 4. sporządzić „Protokół Zagrożenia”
72. 5. wprowadzić procedury uniemożliwiające ponowne powstanie zagrożenia
73. 6. powiadomić o zaistniałej sytuacji Administratora Danych
74. 7. podjąć próbę przywrócenia stanu sprzed zaistnienia zagrożenia
75. 8. ADO wyciąga konsekwencje dyscyplinarne wobec osób odpowiedzialnych za zagrożenie
76. 4. Rejestr Uchybień i Zagrożeń oraz szczegółowa instrukcja postępowania dla osób
77. posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w podmiocie
78. Kod Uchybienia i zagrożenia Postępowanie w przypadku uchybienia lub zagrożenia
79. uchybienia nieświadome wewnętrzne
80. lub i zewnętrzne
81. zagrożenia
82. 1 Pomieszczenie, w którym Należy zabezpieczyć dane osobowe oraz powiadomić ABI.
83. przechowywane są dane ABI sporządza protokół uchybienia.
84. osobowe pozostaje bez nadzoru.
85. 2 Komputer nie jest zabezpieczony Należy zabezpieczyć dane osobowe oraz powiadomić ABI.
86. hasłem. ABI sporządza protokół uchybienia.
87. 3 Dostęp do danych osobowych Należy uniemożliwić dostęp osób bez upoważnienia oraz
88. mają osoby nieposiadające powiadomić ABI. ABI sporządza protokół uchybienia.
89. upoważnienia.
90. 4 Nieuprawniony dostęp do Należy powiadomić ABI, który powinien sprawdzić system
91. otwartych aplikacji w systemie uwierzytelniania oraz sprawdzić czy nie doszło do
92. informatycznym. kradzieży lub zniszczenia danych. ABI sporządza protokół
93. uchybienia.
94. 5 Próba kradzieży danych Należy nie dopuścić do kradzieży danych i powiadomić
95. osobowych poprzez zewnętrzny ABI. ABI powinien zabezpieczyć nośnik danych
96. nośnik danych. i powiadomić ADO. ABI sporządza protokół zagrożenia.
97. 6 Próba kradzieży danych Należy nie dopuścić do kradzieży danych i powiadomić
98. osobowych w formie ABI. ABI powinien zabezpieczyć dane i powiadomić ADO.
99. papierowej. ABI sporządza protokół zagrożenia.
100. 7 Nieuprawniony dostęp do Należy uniemożliwić dostęp osób bez upoważnienia oraz
101. danych osobowych w formie powiadomić ABI. ABI sporządza protokół uchybienia.
102. papierowej.
103. 8 Dane osobowe przechowywane Należy powiadomić ABI. ABI powinien zabezpieczyć
104. są w niezabezpieczonym pomieszczenie. ABI sporządza protokół uchybienia.
105. pomieszczeniu.
106. 9 Próba włamania do Należy zabezpieczyć dowody i powiadomić ABI. ABI
107. pomieszczenia/budynku. sprawdza stan uszkodzeń, zabezpiecza dowody i wzywa
108. policję. ABI sporządza protokół zagrożenia.
109. 10 Działanie zewnętrznych aplikacji, Należy zrobić audyt systemów zabezpieczeń,
110. wirusów, złośliwego a w szczególności systemów antywirusowych, firewall.
111. oprogramowania. ABI powinien ocenić, czy nie doszło do utraty danych
112. osobowych i w zależności od tego sporządzić protokół
113. uchybienia lub zagrożenia.
114. 11 Brak aktywnego Należy powiadomić ABI. ABI powinien zaktualizować lub
115. oprogramowania nabyć oprogramowanie antywirusowe. ABI sporządza
116. antywirusowego. protokół uchybienia.
117. 12 Zniszczenie lub modyfikacja Należy zabezpieczyć dowody i powiadomić ABI. ABI
118. danych osobowych w formie sprawdza stan uszkodzeń, zabezpiecza dowody
119. papierowej. i powiadamia ADO. ABI sporządza protokół zagrożenia.
120. 13 Zniszczenie lub modyfikacja Należy zabezpieczyć dowody i powiadomić ABI. ABI
121. danych osobowych w systemie sprawdza stan uszkodzeń, zabezpiecza dowody
122. informatycznym. i powiadamia ADO. ABI sporządza protokół zagrożenia.
123. 14 Uszkodzenie komputerów, Należy powiadomić ABI. ABI powinien ocenić w wyniku
124. nośników danych. czego doszło do zniszczenia i przywrócić dane z kopii
125. zapasowej. ABI powiadamia ADO i sporządza protokół
126. zagrożenia.
127. 15 Próba nieuprawnionej Należy uniemożliwić dostęp osób do sprzętu
128. interwencji przy sprzęcie komputerowego oraz powiadomić ABI. ABI sporządza
129. komputerowym. protokół uchybienia.
130. 16 Zdarzenia losowe. Należy oszacować powstałe starty i sporządzić protokół
131. zagrożenia lub uchybienia.
132. „Dziennik Uchybień i Zagrożeń”
133. (załącznik nr 1 do Procedury Alarmowej)
134. Kod Data i Rodzaj Opis zdarzenia Skutki Działania Podpis ABI
135. godzina zdarzenia zdarzenia naprawcze
136. zdarzenia (uchybienie/
137. zagrożenie)
138. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
139. ................................................…........................ ...........................................
140. „Protokół Zagrożenia”
141. (załącznik nr 2 do Procedury Alarmowej)
142. Data i godzina wystąpienia zagrożenia .......................................................................................................
143. Kod zagrożenia ............................................................................................................................................
144. Opis zagrożenia
145. ......................................................................................................................................................................
146. ......................................................................................................................................................................
147. ......................................................................................................................................................................
148. ......................................................................................................................................................................
149. ......................................................................................................................................................................
150. Przyczyny powstania zagrożenia
151. ......................................................................................................................................................................
152. ......................................................................................................................................................................
153. ......................................................................................................................................................................
154. ......................................................................................................................................................................
155. ......................................................................................................................................................................
156. Zaistniałe skutki zagrożenia
157. ......................................................................................................................................................................
158. ......................................................................................................................................................................
159. ......................................................................................................................................................................
160. ......................................................................................................................................................................
161. ......................................................................................................................................................................
162. Podjęte działania naprawczo-zapobiegawcze
163. ......................................................................................................................................................................
164. ......................................................................................................................................................................
165. ......................................................................................................................................................................
166. ......................................................................................................................................................................
167. ......................................................................................................................................................................
168. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Administrator Danych Osobowych
169. ….......................................................... …...................................................
170. Podpis Podpis
171. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
172. ................................................…........................ ...........................................
173. „Protokół Zagrożenia”
174. (załącznik nr 2 do Procedury Alarmowej)
175. Data i godzina wystąpienia zagrożenia .......................................................................................................
176. Kod zagrożenia ............................................................................................................................................
177. Opis zagrożenia
178. ......................................................................................................................................................................
179. ......................................................................................................................................................................
180. ......................................................................................................................................................................
181. ......................................................................................................................................................................
182. ......................................................................................................................................................................
183. Przyczyny powstania zagrożenia
184. ......................................................................................................................................................................
185. ......................................................................................................................................................................
186. ......................................................................................................................................................................
187. ......................................................................................................................................................................
188. ......................................................................................................................................................................
189. Zaistniałe skutki zagrożenia
190. ......................................................................................................................................................................
191. ......................................................................................................................................................................
192. ......................................................................................................................................................................
193. ......................................................................................................................................................................
194. ......................................................................................................................................................................
195. Podjęte działania naprawczo-zapobiegawcze
196. ......................................................................................................................................................................
197. ......................................................................................................................................................................
198. ......................................................................................................................................................................
199. ......................................................................................................................................................................
200. ......................................................................................................................................................................
201. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Administrator Danych Osobowych
202. ….......................................................... …...................................................
203. Podpis Podpis
204. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
205. ................................................…........................ ...........................................
206. „Protokół Zagrożenia”
207. (załącznik nr 2 do Procedury Alarmowej)
208. Data i godzina wystąpienia zagrożenia .......................................................................................................
209. Kod zagrożenia ............................................................................................................................................
210. Opis zagrożenia
211. ......................................................................................................................................................................
212. ......................................................................................................................................................................
213. ......................................................................................................................................................................
214. ......................................................................................................................................................................
215. ......................................................................................................................................................................
216. Przyczyny powstania zagrożenia
217. ......................................................................................................................................................................
218. ......................................................................................................................................................................
219. ......................................................................................................................................................................
220. ......................................................................................................................................................................
221. ......................................................................................................................................................................
222. Zaistniałe skutki zagrożenia
223. ......................................................................................................................................................................
224. ......................................................................................................................................................................
225. ......................................................................................................................................................................
226. ......................................................................................................................................................................
227. ......................................................................................................................................................................
228. Podjęte działania naprawczo-zapobiegawcze
229. ......................................................................................................................................................................
230. ......................................................................................................................................................................
231. ......................................................................................................................................................................
232. ......................................................................................................................................................................
233. ......................................................................................................................................................................
234. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Administrator Danych Osobowych
235. ….......................................................... …...................................................
236. Podpis Podpis
237. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
238. ................................................…........................ ...........................................
239. „Protokół Uchybienia”
240. (załącznik nr 3 do Procedury Alarmowej)
241. Data i godzina wystąpienia uchybienia.......................................................................................................
242. Kod uchybienia ............................................................................................................................................
243. Opis uchybienia
244. ......................................................................................................................................................................
245. ......................................................................................................................................................................
246. ......................................................................................................................................................................
247. ......................................................................................................................................................................
248. ......................................................................................................................................................................
249. Przyczyny powstania uchybienia
250. ......................................................................................................................................................................
251. ......................................................................................................................................................................
252. ......................................................................................................................................................................
253. ......................................................................................................................................................................
254. ......................................................................................................................................................................
255. Zaistniałe skutki uchybienia
256. ......................................................................................................................................................................
257. ......................................................................................................................................................................
258. ......................................................................................................................................................................
259. ......................................................................................................................................................................
260. ......................................................................................................................................................................
261. Podjęte działania naprawczo-zapobiegawcze
262. ......................................................................................................................................................................
263. ......................................................................................................................................................................
264. ......................................................................................................................................................................
265. ......................................................................................................................................................................
266. ......................................................................................................................................................................
267. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Administrator Danych Osobowych
268. ….......................................................... ..................................................
269. Podpis Podpis
270. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
271. ................................................…........................ ...........................................
272. „Protokół Uchybienia”
273. (załącznik nr 3 do Procedury Alarmowej)
274. Data i godzina wystąpienia uchybienia.......................................................................................................
275. Kod uchybienia ............................................................................................................................................
276. Opis uchybienia
277. ......................................................................................................................................................................
278. ......................................................................................................................................................................
279. ......................................................................................................................................................................
280. ......................................................................................................................................................................
281. ......................................................................................................................................................................
282. Przyczyny powstania uchybienia
283. ......................................................................................................................................................................
284. ......................................................................................................................................................................
285. ......................................................................................................................................................................
286. ......................................................................................................................................................................
287. ......................................................................................................................................................................
288. Zaistniałe skutki uchybienia
289. ......................................................................................................................................................................
290. ......................................................................................................................................................................
291. ......................................................................................................................................................................
292. ......................................................................................................................................................................
293. ......................................................................................................................................................................
294. Podjęte działania naprawczo-zapobiegawcze
295. ......................................................................................................................................................................
296. ......................................................................................................................................................................
297. ......................................................................................................................................................................
298. ......................................................................................................................................................................
299. ......................................................................................................................................................................
300. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Administrator Danych Osobowych
301. ….......................................................... ..................................................
302. Podpis Podpis
303. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
304. ................................................…........................ ...........................................
305. „Protokół Uchybienia”
306. (załącznik nr 3 do Procedury Alarmowej)
307. Data i godzina wystąpienia uchybienia.......................................................................................................
308. Kod uchybienia ............................................................................................................................................
309. Opis uchybienia
310. ......................................................................................................................................................................
311. ......................................................................................................................................................................
312. ......................................................................................................................................................................
313. ......................................................................................................................................................................
314. ......................................................................................................................................................................
315. Przyczyny powstania uchybienia
316. ......................................................................................................................................................................
317. ......................................................................................................................................................................
318. ......................................................................................................................................................................
319. ......................................................................................................................................................................
320. ......................................................................................................................................................................
321. Zaistniałe skutki uchybienia
322. ......................................................................................................................................................................
323. ......................................................................................................................................................................
324. ......................................................................................................................................................................
325. ......................................................................................................................................................................
326. ......................................................................................................................................................................
327. Podjęte działania naprawczo-zapobiegawcze
328. ......................................................................................................................................................................
329. ......................................................................................................................................................................
330. ......................................................................................................................................................................
331. ......................................................................................................................................................................
332. ......................................................................................................................................................................
333. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Administrator Danych Osobowych
334. ….......................................................... ..................................................
335. Podpis Podpis
336. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
337. ................................................…........................ ...........................................
338. „Protokół Uchybienia”
339. (załącznik nr 3 do Procedury Alarmowej)
340. Data i godzina wystąpienia uchybienia.......................................................................................................
341. Kod uchybienia ............................................................................................................................................
342. Opis uchybienia
343. ......................................................................................................................................................................
344. ......................................................................................................................................................................
345. ......................................................................................................................................................................
346. ......................................................................................................................................................................
347. ......................................................................................................................................................................
348. Przyczyny powstania uchybienia
349. ......................................................................................................................................................................
350. ......................................................................................................................................................................
351. ......................................................................................................................................................................
352. ......................................................................................................................................................................
353. ......................................................................................................................................................................
354. Zaistniałe skutki uchybienia
355. ......................................................................................................................................................................
356. ......................................................................................................................................................................
357. ......................................................................................................................................................................
358. ......................................................................................................................................................................
359. ......................................................................................................................................................................
360. Podjęte działania naprawczo-zapobiegawcze
361. ......................................................................................................................................................................
362. ......................................................................................................................................................................
363. ......................................................................................................................................................................
364. ......................................................................................................................................................................
365. ......................................................................................................................................................................
366. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Administrator Danych Osobowych
367. ….......................................................... ..................................................
368. Podpis Podpis
369. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
370. ................................................…........................ ...........................................
371. „Protokół Uchybienia”
372. (załącznik nr 3 do Procedury Alarmowej)
373. Data i godzina wystąpienia uchybienia.......................................................................................................
374. Kod uchybienia ............................................................................................................................................
375. Opis uchybienia
376. ......................................................................................................................................................................
377. ......................................................................................................................................................................
378. ......................................................................................................................................................................
379. ......................................................................................................................................................................
380. ......................................................................................................................................................................
381. Przyczyny powstania uchybienia
382. ......................................................................................................................................................................
383. ......................................................................................................................................................................
384. ......................................................................................................................................................................
385. ......................................................................................................................................................................
386. ......................................................................................................................................................................
387. Zaistniałe skutki uchybienia
388. ......................................................................................................................................................................
389. ......................................................................................................................................................................
390. ......................................................................................................................................................................
391. ......................................................................................................................................................................
392. ......................................................................................................................................................................
393. Podjęte działania naprawczo-zapobiegawcze
394. ......................................................................................................................................................................
395. ......................................................................................................................................................................
396. ......................................................................................................................................................................
397. ......................................................................................................................................................................
398. ......................................................................................................................................................................
399. Administrator Bezpieczeństwa Informacji Administrator Danych Osobowych
400. ….......................................................... ..................................................
401. Podpis Podpis
402. „Sprawozdanie roczne stanu systemu
403. ochrony danych osobowych”
404. Administrator Danych Dyrektor Ewa Żbikowska
405. Dnia 15.12.2014 r. w podmiocie o nazwie Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna
406. im. Marii Konopnickiej w Lubaniu
407. w celu pełnej kontroli oraz zapobieganiu możliwym zagrożeniom związanym z ochroną danych osobowych
408. na podstawie art. 36.1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101,
409. poz. 926 i Nr 153, poz. 1271 oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285)
410. wdraża dokument o nazwie
411. „Sprawozdanie roczne stanu systemu ochrony danych osobowych”.
412. Zapisy tego dokumentu wchodzą w życie
413. z dniem 15.12.2014 r.
414. 1. „Sprawozdanie roczne stanu systemu ochrony danych osobowych” przeprowadza się raz w roku, z
415. datą rok od chwili wejścia w życie tego dokumentu. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie
416. sprawozdania rocznego w podmiocie jest ABI. Sprawozdanie roczne przygotowuje się na podstawie
417. dokumentu o nazwie „Raport roczny”, który stanowi załącznik nr 1 do „Sprawozdania rocznego
418. stanu systemu ochrony danych osobowych” w podmiocie. Po przeprowadzeniu analizy stanu
419. ochrony danych osobowych w podmiocie oraz uzupełnieniu „Raportu rocznego” ABI zwołuje
420. zebranie, w którym uczestniczą: ABI, ADO i kierownicy działów lub referatów, w których
421. przetwarzane są dane osobowe. Podczas zebrania ABI przedstawia uczestnikom stan zabezpieczeń,
422. stan infrastruktury informatycznej, „Dziennik uchybień i zagrożeń” oraz omawiane są procedury
423. zabezpieczające podmiot przed sytuacjami, w których może dojść do zniszczenia danych, wycieku
424. danych lub naruszenia ich poufności.
425. „Raport roczny”
426. (załącznik nr 1 do „Sprawozdania rocznego stanu systemu
427. ochrony danych osobowych”)
428. Nazwa i adres podmiotu Miejscowość i data
429. …................................................... …...................................................
430. Zagadnienia omawiane na zebraniu Uwagi/wnioski
431. Podsumowanie realizacji wytycznych z
432. poprzedniego „Sprawozdania rocznego stanu
433. systemu ochrony danych osobowych”
434. Omówienie zmian procedur w systemie oraz
435. zmian w systemie informatycznym
436. Omówienie Dziennika Uchybień i Zagrożeń
437. Wnioski oraz zadania do realizacji
438. Uczestnicy zebrania Podpis uczestnika
439. Podpis ABI Podpis ADO
440.